Administratorem w odniesieniu do danych osobowych przekazanych na formularzu rejestracyjnym (dalej jako „Dane Osobowe”), jest Roche Diagnostics Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Bobrowieckiej 8, 00-728 Warszawa (dalej jako „Administrator”).

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Celem przetwarzania Danych Osobowych jest:

a) zawarcie i realizacja umowy uczestnictwa w spotkaniu organizowanym przez Administratora – na podstawie 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej jako „RODO”);

b) marketing produktów lub usług, w tym w szczególności wysyłanie materiałów informacyjnych i marketingowych oraz prowadzenie badań rynkowych (w przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji marketingowych o produktach i usługach oraz przetwarzanie danych osobowych w tym celu) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. W każdej chwili może Pani/Pan zmienić swoje zgody na kontakt za pośrednictwem urządzeń telekomunikacyjnych, w tym zmienić preferowaną formę kontaktu lub wycofać zgody na poszczególne kanały komunikacji. Wycofanie zgody na daną formę kontaktu pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem działań podejmowanych przez Administratora na podstawie takiej zgody, które były realizowane przed jej wycofaniem.

Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane upoważnionym pracownikom Administratora, a także podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora, w tym m.in.: świadczącym usługi mające na celu realizację umowy uczestnictwa w spotkaniu organizowanym przez Administratora, obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji umowy lub działań marketingowych i świadczącym usługi mailingowe, prowadzącym obsługę finansowo-księgową, zewnętrzne archiwa dokumentacji, doradztwo prawne oraz podmiotom, którym zlecono dochodzenie roszczeń, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora. Ponadto w zakresie, w jakim jest to niezbędne do zapewnienia przejrzystości interakcji finansowych Administratora z przedstawicielami zawodów medycznych, dane dotyczące zawartej umowy w zakresie obejmującym: imię i nazwisko, adres, przedmiot umowy a także kwota otrzymanego wynagrodzenia lub wartość udzielonego świadczenia oraz data jego otrzymania mogą być przekazywane do innych spółek z grupy kapitałowej Roche wskazanych w https://www.roche.com/about/business/roche_worldwide.htm.

Transfer danych do państw trzecich (państw spoza EOG)

Ponieważ grupa kapitałowa Roche jest organizacją globalną, udostępnienie danych osobowych niektórym odbiorcom z tej grupy może skutkować ich transferem do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym także do państw wobec których Komisja Europejska nie wydała decyzji o zapewnianiu takiego samego poziomu ochrony danych jak w Unii Europejskiej. W takim przypadku Administrator stosuje wobec udostępnianych danych odpowiednie środki zabezpieczające w postaci Standardowych Klauzul Umownych, zatwierdzonych przez Komisję Europejską. W celu uzyskania dostępu do informacji o stosowanych zabezpieczeniach w przypadku transferu Danych Osobowych poza EOG należy złożyć zapytanie na adres poczty elektronicznej: dia.daneosobowe@roche.com.

Okres przechowywania danych

Dane Osobowe, których przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie zgody, będą przechowywane do czasu wycofania zgody na ich przetwarzanie. Dane przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy lub dochodzenia lub odpierania roszczeń z niej wynikających będą przetwarzane przez cały czas realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany wygaśnięciem roszczeń związanych z umową oraz przez czas określony przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej, przy czym dane przetwarzane w celu zapewnienia przejrzystości interakcji finansowych przetwarzane będą przez lat sześć.

Zasady gromadzenia danych

Podanie Danych Osobowych przez osobę, której dane dotyczą jest dobrowolne. W zakresie, w jakim dane zbierane są w celu zawarcia i realizacji umowy, brak danych może uniemożliwić prawidłową realizację umowy bądź jej zawarcie. W ramach wyżej wskazanych celów przetwarzania Administrator może łączyć podane Dane Osobowe z informacjami zebranymi z publicznie dostępnych źródeł, tj. stron internetowych placówek medycznych, skąd mogą być pozyskiwane dane takie jak: nr telefonu, adres e-mail, adres miejsca pracy.

Prawa związane z przetwarzaniem Danych Osobowych

Osoba, której dane dotyczą może skorzystać wobec Administratora z następujących praw:

1. a) prawa do żądania dostępu do swoich Danych Osobowych oraz do ich sprostowania,
2. b) prawa do ograniczenia przetwarzania jej danych w sytuacjach i na zasadach wskazanych w art. 18 RODO lub do ich usunięcia zgodnie z art. 17 RODO („prawo do bycia zapomnianym”), przy czym Administrator może odmówić usunięcia Danych Osobowych, jeżeli istnieją przesłanki wynikające z przepisów prawa,
3. c) prawa do przeniesienia Danych Osobowych zgodnie z art. 20 RODO,
4. d) prawa do wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody na przetwarzanie jej Danych Osobowych, co jednak nie będzie miało wpływu na legalność przetwarzania Danych Osobowych, które odbywało się w oparciu o tę przesłankę i miało miejsce przed skorzystaniem z prawa do wycofania zgody,
5. f) prawa do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej Danych Osobowych w oparciu o przesłankę określoną w art. 6 ust. 1 pkt f. RODO,
6. g) prawa do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których te dane dotyczą można kontaktować się z Administratorem kierując korespondencję na adres poczty elektronicznej: dia.daneosobowe@roche.com lub pod numer telefonu 22 4815555. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem: dia.daneosobowe@roche.com. Osoba, która złożyła wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania jej Danych Osobowych, w ramach korzystania z przysługujących jej praw, może zostać poproszona przez Administratora o odpowiedź na kilka pytań związanych z jej Danymi Osobowymi, które umożliwią weryfikację jej tożsamości.